Les messages nous en envoyons tous les jours. Emails, SMS, Messenger, Whatsapp, Snapchat, courriers, mais également choix vestimentaire, langage, attitude, tout est message finalement.
Votre façon de répondre aux messages va déterminer un peu ce que vous êtes et votre rapport aux autres. Votre façon d’envoyer des messages va vous permettre de toucher ou non vos cibles.
1/ Utiliser un email pro.
Le réseau de mandataires indépendants en immobilier Dr House Immo a choisi de confier sa solution de messagerie à Google. Pourquoi? « Google est un acteur majeur de l’internet. Sa solution est maline, souple et évolutive. Nous pensons que l’email est dans notre profession un sujet crucial. Pour recevoir une offre, pour constituer un dossier, il faut passer par un email fiable et sécurisé » explique le DG Stéphane Escobossa. Gmail est en effet un bon choix, mais beaucoup de gens n’utilisent qu’une infime partie de ce que propose la solution Google Suite. L’email peut être un webmail, accessible depuis le web, intégré dans un client de messagerie, type Outlook, ou bien consulté depuis l’app Gmail.
Les emails sont nommés @drhouse-immo.com et une nomenclature réseau permet une certaine homogénéité et une souplesse pour les cas particuliers (noms composés ou compliqués, activité en binôme, etc…)
Un email n’a pas de valeur juridique à proprement parler, mais il sera un argument de poids pour informer et faire des points. Un email après une visite sera au moins aussi valide qu’un bon de visite, un email aux propriétaires, permet de graver quelque part la réalité d’une visite et ses conclusions.
En conclusion, l’email est un outil pro. Répondre à ses emails dans un délai raisonnable, programmer un message d’absence en cas de congés, actualiser sa signature et soigner sa rédaction, autant de messages dans la messagerie qui vous positionneront en interlocuteur sérieux et professionnel.
2/ SMS ou Email?
Gardez les SMS pour les rendez-vous. On ne parle pas par SMS avec ses clients, on fixe un lieu et une heure de rendez-vous tout au plus. On donne une nouvelle rapide et on prépare le terrain pour un message plus conséquent. Le SMS ou texto est le petit frère pauvre de l’email.
On a vite fait de se planter d’information ou de destinataire, on a vite fait de se faire poignarder dans le dos par le correcteur d’orthographe.
« Pouvez vous baiser votre prix de vente? »
Le SMS est u outil rapide et pratique, mais il ne valorise pas votre message. Attention à ne pas en abuser sous prétexte qu’il fait gagner du temps…
3/ Faut il multiplier les canaux?
On est à l’époque du multi canal… Faut il pour autant céder à la tentation et se répandre sur tous les supports à notre disposition? Non certainement pas. Il faut garder les réseaux sociaux pour présenter son portefeuille, et le téléphone et ses textos pour les amis et les cas précis évoqués plus haut. Le risque de vouloir gérer tout ces flux entrants et sortants est de passer au travers d’une information ou d’un message; Il n’a rien de mal à demander aux gens de vous faire un email. Accusez-en réception si besoin, et expliquez qu’un canal est bien suffisant pour organiser une communication concrète. Via l’email vous gérez avec si besoin un timing adapté à chaque dossier, les réponses à fournir et les questions à poser. Pensez à bien organiser les dossiers de votre boite de réception et à apprivoiser les outils connexes à la simple messagerie: fichiers partagés via le cloud, agenda et fichiers de photos.
4/ Savoir gérer le temps
Répondre dans la minute est un message en soit, un message plutôt positif qui dit, je suis réactif, je suis à l’écoute. Mais faut il envoyer des messages à 2H du matin? Faut il répondre à tout prix, tout le temps, sur tous les sujets? Non, officiellement non.
Prenez le temps de répondre en fonction des sujets. A la question « tout va bien? » vous pouvez répondre sans trop de risque « Oui et toi? », mais heureusement pour vous, vous êtes confrontés de temps à autres à des questions plus complexes. Prenez le temps de répondre en passant par la case réflexion. Votre réponse fait elle avancer les choses? Qu’est ce que mon interlocuteur cherche à me dire et quel type de réponse attend il? Vous allez gagner au final un temps précieux. Rédigez un brouillon si besoin et relisez le quelques minutes ou heures plus tard. Prenez si besoin la précaution d’un email de confirmation de réception; « J’ai bien reçu votre message, je reviens vers vous rapidement. » Mais répondre trop vite est une solution qui peut s’avérer contre-productive.
De la même manière, en répondant à 02H ou à 05H du matin, vous envoyez un message dans le message. Ou bien vous ne dormez pas, ou bien vous êtes en proie à des insomnies, ou pire, vous répondez en sortant de soirée, complètement défait… Il y a toujours de la défiance envers les messages de la nuit, ils colportent avec eux un peu d’anxiété. Préférez enregistrer votre message pour l’envoyer aux heures normales de bureau, ou pourquoi pas, programmez un envoi, via les outils de bureautique prévu à cet effet.
Votre message doit en tous les cas, comporter un sous texte positif et toujours faire avancer les choses. Pensez y la prochaine fois que vous appuyez sur ENVOYER!