10 conseils pour gagner en productivité :

1- Hiérarchiser les tâches :

Certes vous devez aller faire réparer votre montre, vous devez envoyer un mail important et vous devez prendre un rendez-vous chez le dentiste… Toutes ces tâches ont un niveau d’importance différent. A vous de les différencier, en vrai la nuances est parfois plus subtile que dans les exemples sus-cités… Mais cela vous permettre également d’identifier les tâches rapides, dont vous serez vite débarrassés et les tâches qui vont nécessiter plus de temps

 

2- Trier ses e-mails :

On ne parle même pas des spams. Vous croulez sous les mails. Votre belle-mère et ses chaînes d’emails, les alertes e-mails, les sujets secondaires…

Pensez à organiser votre boite de réception avec des sous-dossiers, et à créer des fitres. L’objectif, pouvoir en un simple coup d’œil accéder aux dossiers en cours et de façon aussi simple, retrouver des emails plus vieux, archivés et clairement identifiés

 

3- Organiser un planning :

Comme à l’école. Heure par heure, s’imposer des tâches à exécuter. Cela permet de rester concentré, de se mettre une limite pour ne pas être débordé par un dossier qui traîne, mais également de se donner une cadence de travail. Petit à petit, les automatismes aidant, vous arriverez à finir plus tôt chaque tâche et à vous octroyer des temps de repos entre les différents créneaux.

 

4- Utiliser des Post-it :

Ces petits papiers colorés sont précieux. Il permettent de garder en tête ce que vous avez à faire. Parce que votre tête n’est pas un ordinateur et que, même si c’était le cas, ce serait un ordinateur avec une mémoire disque limitée… Vous êtes humain. Le post it c’est le moyen chic et pas cher d’augmenter votre capacité de stockage. Pourquoi s’en priver ?

 

5- Découper sa journée, sa semaine :

Non, ce n’est pas le même que le point 3. Découper sa journée, cela veux dire bien la concevoir dès le matin. Découper sa semaine bien la concevoir dès le dimanche soir. Et n’oubliez pas de vous accorder des temps de repos, même les grands sportifs passent par des phases de récupération. C’est ce qu’on appelle en anglais « la Big Picture ». Essayez d’avoir une vision d’ensemble de votre planning, pour mieux le maitriser

 

6- Gérer le temps :

Comment font les ministres, les stars, les chrirurgiens ? Ils ont des assistants… Bon ok, mais vous n’avez pas non plus ni le sort de la Nation, ni des fans hystériques, ni une opération à cœur ouvert à gérer… Pensez à ne pas vous laisser paniquer par le temps qui file. Lui, il est comme ça, immuable, indomptable, et plein d’autre trucs en –able. Le temps, il faut apprendre à faire avec, vous filera toujours entre les doigts. Adaptez vous !

 

7- Utiliser des couleurs :

Je ne connais pas de neurologue, mais je suis sur que si j’en connaissais un, il me donnerait raison… Les couleurs viennent donner aux informations une donnée complémentaire. Votre cerveau va gérer les choses en rouge différemment que les choses écrites avec votre stylo normal noir ou la police automatique. L’accident visuel vous permet de hiérarchiser l’importance des tâches. Voir le point 1

 

8- Garder ses documents propres et clairs :

Ca peut paraître évident, mais on a tous un cahier de notes qui, quand on l’achète comporte la date et l’heure de chaque prise de note et puis qui, à chaque utilisation devient une sorte de cahier de brouillons pour des dessins, des plans, des numéros de téléphone orphelins de nom et d’informations permettant de les lier avec leur propriétaire. Un cahier de notes propre et clair vous permettra d’éviter de perdre du temps à retrouver des informations. Astuce : pourquoi ne pas créer une routine et prendre chaque jour dix minutes pour recopier sur un fichier texte de votre ordinateur des informations qui sont encore fraîches dans votre mémoire ?

 

9- Rester zen :

S’énerver n’a jamais rien solutionné. Peut-être une fois ou deux en CM2 quand vous jouiez au foot dans la cour de récré, mais dans le travail, entre adultes, il vaut mieux s’armer de patience et de diplomatie pour obtenir ce que l’on veut. Ce n’est pas toujours facile c’est certain, mais pour un pro, c’est un atout indispensable pour démontrer une réelle maitrise, mais également pour économiser une énergie qui, dépensée ailleurs ou autrement, peut s’avérer précieuse.

 

10- Savoir éteindre son portable :

Nous avons, greffé dans la main ou presque, un outil formidable. On peut être joignable partout, tout le temps, à n’importe quel propos, par n’importe qui… Si cela peut être un handicap de ne pas avoir son portable, et si cela peut révéler un manque de réactivité, c’est aussi une façon de gagner en productivité que d’exploiter à fond le répondeur gracieusement fourni avec le forfait téléphonique. Pour s’immerger à fond dans un dossier et ne pas être dérangé, mais aussi pour exprimer aux gens que l’on est pleinement à leur écoute. Un message vocal d’accueil clair et agréable donnera l’impression à vos interlocuteurs que vous allez les rappeler rapidement et que le message est bien pris en compte. Vous pourrez prioriser l’ordre de rappel.

Et n’oubliez pas : attention à ne pas utiliser votre portable en conduisant !