Communication

Communication : bien rédiger ses emails

Pour notre communication, on rédige tous des emails à longueur de journée, mais est ce que nous tirons le meilleur parti de ce formidable outil? Pour les curieux savez vous que l’email a plus de 40 ans? Il a bien évolué depuis ! Voici quelques pistes pour vous améliorer.

Choisir son mailer :

Beaucoup travaillent avec des « clients de messagerie ». Un client de messagerie c’est un logiciel qui va récupérer vos emails et vous aider à les ranger. Ces solutions sont externes aux emails. Elles n’ont que peu à voir avec les protocoles d’envoi et de réception. Qui n’a pas un jour galéré pour installer son email sur Outlook, Live ou Mail? Tout le monde s’est retrouvé confronté un jour à cette situation très frustrante d’un email qui ne part pas ou qui n’arrive pas…

Mais les webmails se sont réellement amélioré depuis des années posant la question de la nécessité d’utilisation d’un logiciel de messagerie. Un webmail c’est un mail consultable en ligne. Gmail propose une interface ultra-pertinente qui mérite que l’on s’attarde dessus. La solution mail de Google offre à la fois une souplesse et une sécurité qui font le bonheur de ses utilisateurs.

Les formules à éviter :

Une fois que vous avez choisi votre adresse, vous la communiquez et n’en changez plus. Il convient alors de se pencher sur le contenu de l’email en lui même. Car quand on soigne sa communication on doit regarder ce que l’on écrit. Mais également ce que notre interlocuteur va lire. Aussi éviter de tout raccourcir, « bonjour » en « Bjr », ou « cordialement » en « cdlt », donnera bien sur l’impression que vous avez consacré un minimum de temps à vous adresser à une personne avec intention.

Parmi les formules les plus évitables, « merci de faire » ou « merci par avance » qui sont des aveux indirects d’une autorité déplacée. Citons aussi l’adverbe de fin d’e-mail qui peut devenir embarrassant pour tout le monde « immobilièrement », « cinéphilement votre », …  Egalement évitable dans les e-mails le recopiage de phrases ou de formules que l’on a vu dans un précédent e-mail. Vous devez peser chaque mot et chaque formule. Il ne devrait théoriquement pas y avoir de longs e-mails. N’oublions pas que l’écrit reste. Aussi, il faut temporiser et ne rien écrire sous le coup de l’énervement. Un email pro n’est pas non plus un sketch. Car les meilleures blagues peuvent potentiellement être mal interprétées.

Surveiller son orthographe :

Une fois que l’on a validé une signature automatique et un objet pertinent qui permettront à l’email d’être identifié, il faut bien relire ce qu’il y a entre les deux. Soigner son orthographe c’est comme soigner sa présentation vestimentaire lors d’un rendez-vous. Aites vou dakor? En dehors du fait qu’un email bien écrit est plus facile à lire, il est également plus facile à comprendre. La phrase : “C’est l’heure de manger, les enfants…” se transforme du fait d’un simple changement de ponctuation en “C’est l’heure de manger les enfants…”. Et en effet, ce n’est pas la même chose.

Enfin, pour être sur de ne pas faire d’erreur, pensez à prendre le temps. Et écrire un email devient rapidement automatique. Pour éviter d’envoyer des informations incomplètes ou incorrectes, il faut parfois prendre un peu de recul. Dans une période d’immédiateté et d’impatience générale, le temps doit être votre allié.

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