1. Rester ZEN
Qu’est ce qu’une urgence? Un dossier qui arrive après les autres mais qui doit être priorisé. Normal, cela arrive tout le temps. Il faut garder son calme et ne jamais perdre de vu l’importance de la hiérarchisation des tâches. De nombreuses personnes perdent leur concentration et leurs moyens à la vue d’une urgence. C’est lié à ce que les professionnels du coaching appellent le schéma mental. Ce processus de visualisation global par lequel on structure ses to do list. Mot anglais pour « Liste des tâches à accomplir » ce terme désigne une liste d’actions qui devront, qu’on le veuille ou non, être réalisées.
Certains la couchent sur papier, d’autres dans un brouillon de mail, d’autres la gardent en tête. C’est un noeud des méthodes organisationnelles. Avoir une vision globale sur les tâches à accomplir et leur degré de priorité permet d’anticiper, de rationaliser et surtout de ne pas se fatiguer dans le vent. Un garçon de café vous paraît lent? Peut-être organise-t-il ses trajets pour ne pas enchaîner les kilomètres et ne viendra-t-il finalement à votre table qu’une fois la commande complète prête à être servie.
C’est dans les métiers les plus physiques que l’on trouve les meilleures méthodes d’organisation du travail. Parce qu’il n’est pas humain de faire autrement. Votre métier n’est pas un métier physique? Pensez à simplifier et à rendre logiques vos actions, à créer des ponts entre elles et votre efficacité sera décuplée.
2. La matrice d’Eisenhower
Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower?
C’est une méthode ayant pour but de conférer des priorités aux tâches qui aurait été imaginée par Dwight D. Eisenhower, le 34ème président des États-Unis d’Amérique. Il aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
La matrice d’Eisenhower a été conçue comme un moyen d’aider les gens à donner des priorités à leurs tâches.
3. Eteindre son téléphone/Facebook
Il n’y a pas vraiment de miracle. Quand on est au téléphone avec sa meilleure amie, son frère ou bien un vague pote de collège, on ne travaille pas. On se détend mais on n’est pas productif. Quand on est sur Facebook, c’est pire. Pourtant, on n’a l’impression de travailler parce que l’on est sur un téléphone ou un ordinateur. Ne pas souffler pendant le travail est une faute aussi grande que celle de penser que l’on peut être à 100% en surveillant constamment les actions des uns et des autres sur les réseaux sociaux. Ce n’est un secret pour personne, les téléphones et les réseaux sociaux, et même parfois les réseaux sociaux sur le téléphone, sont des gouffres financiers pour les entreprises.
Faites vous une faveur et éteignez votre téléphone pour pouvoir ne pas être dérangé par une sonnerie ou un appel « important », votre cerveau oubliera petit à petit qu’il faut absolument le distraire et vous pourrez vous en remettre à votre répondeur.
4. Prenez le temps de connaître vos outils.
Avez vous bien pris le temps de découvrir les fonctionnalités de votre boite mail, de votre traitement de texte, de votre téléphone? Non. Personne ne le fait plus, personne ne se fade un mode d’emploi pourtant traduit en 732 langues. Pourtant chaque fabricant dépense des petites fortunes pour dégoter les nouvelles fonctionnalités qui deviendront indispensables dans les années à venir.
Petit quizz:
1/ Que fait-on avec la combinaison de touche CTRL(cmd sur Mac) +F?
2/ Avez-vous déjà dicté un mail à votre téléphone? (SIRI pour Iphone est conçu pour s’améliorer dans l’interprétation de votre vocabulaire)
3/ Savez vous ce que le Cloud et comment cela peut changer votre façon d’accéder à vos données?
Si vous avez les bonnes réponses à chacune de ces questions, je vous félicite, mais croyez moi, il y a sans doute des fonctionnalités que vous n’avez pas encore découvertes qui vous faciliteront la vie à en devenir indispensables…
5. Beaucoup de bruit pour Rien
Enfin, pour finir, ce n’est pas parce que vous faites beaucoup de choses, ou parce que vous êtes crevé à la fin de la journée, que vous avez été efficace. Pensez à vous ménager. Pensez à la course à pied ou à un dicton tout fait sur celui qui veut allez loin et qui ménage ses lunettes. Pour avancer il faut de la force et de la lucidité, aussi et souvent ceux qui sont les plus efficaces sont ceux qui réalisent le moins d’efforts inutiles. On appelle ça le PPCM, enfin moi, j’appelle ça le PPCM, le « Plus Petit Chemin Parcouru ». Pour aller en vacances, vous prenez la route la plus courte? Et bien faites en de même au travail. Ce qui implique de préparer l’itinéraire et d’éviter de passer par Brest pour aller à Nice en partant de Paris.
Les gens qui commencent à 5H du matin et finissent à 23H ne sont pas les plus performants. Parfois il suffit de se lever à 5H ou même 7H, et de bien organiser ce que l’on va faire, en conservant la maîtrise de son emploi du temps, (car comme vous le savez, sans maîtrise la puissance n’est rien) afin de finir sa journée de bonne heure et de pouvoir consacrer du temps à sa famille, ses amis ou ses animaux de compagnie.
Mais encore une fois, si vous êtes parfaits, que vous maîtrisez tout cela et que vous pensez n’avoir rien à corriger ou à apprendre, alors très bien, je suis ravie pour vous, vous seriez sans doute à votre place dans un poste à responsabilité genre président ou ministre du Travail. Dans l’exercice d’une profession, on peut tous s’améliorer, exception faite de Tom Cruise qui est excellent dans tous ses rôles. Pour les autres,ce qui compte vraiment, c’est de faire de son mieux, un peu mieux chaque jour.