Cet article ne concerne pas l’Ile de la Réunion
Souvent considérées comme maladives, inutiles, contre-productives, les réunions sont pourtant incontournables quand on travaille en équipe. Comment faire en sorte de rendre ces moments moins ennuyeux, inutiles, contraignants… ?
Les réunions sont elles indispensables?
Tout d’abord optez pour le bon rythme. Une fois pas semaine ou par mois, selon le besoin et fixez une durée maximale, pour obliger les participants à ne pas se disperser. Fixer un jour repère, tous les lundis, tous les premiers samedi du mois à minuit, permet de créer un rendez-vous. L’excuse de « j’avais dentiste » ou « je savais pas qu’on avait réunion deviendra complètement caduque ».
Ensuite, pensez à préparer une réunion. Un ordre du jour, partagé par mail avec les participants, ou même imprimé et posé devant chacun, permet de structurer le déroulement de la réunion. Encore une fois, le but est de rassembler les énergies sur les sujets et de ne pas revenir sur un sujet important juste après avoir parlé de la météo. On sait maintenant que l’attention est une denrée difficile à se procurer. Si vous arrivez à obtenir plus de 20 minutes consécutives, c’est que vous avez en face de vous des champions de la catégorie.
Une réunion est un échange. A terme, chacun doit venir avec ses sujets préparés. Celui qui débarque et qui déballe en vrac ses états d’âme n’est pas dans le tempo, il nuit au projet du Groupe. Expliquez calmement à chacun que cette réunion est comme un véhicule vers un objectif commun. Chacun doit prendre 10 ou 15 minutes la veille de la réunion pour noter les idées et points à aborder. L’idéal étant un document partagé sur une feuille type Google Tool pour que chacun puisse nourrir l’ordre du jour.
La réunion a deux objectifs, débriefer et préparer. Le document de base étant un ordre du jour, il faudra en fin de réunion produire un compte rendu, affectant à chacun ses tâches, ses engagements, ses idées. ce document permettra d’assurer un suivi entre les réunions. Ce qui est fait n’est plus à faire. Une réunion doit permettre de se projeter sur l’action. Les points réalisés seront donc effacés du prochain ordre du jour, pour faire place aux nouveaux objectifs et aux nouvelles problématiques à solutionner.
Il est important de mettre tout le monde à contribution et de ne pas forcément toujours faire la réunion au même endroit. Un café, un bureau, le domicile d’un collaborateur, pourquoi pas autour d’un barbecue! Il faut que la réunion perdre l’image d’une salle sans fenêtre, avec la lumière blafarde d’un rétroprojecteur et un power-point assomant. Une réunion doit vivre et chacun en prend une part de responsabilité. Demandez à des intervenants de préparer chacun son tour un topo sur son expérience! Rendez l’exercice participatif.