Plusieurs millions de personnes dans le monde utilisent les services de Gmail. Il est bien sur conseillé de lire la documentation pour se tenir au courant des nouveautés pour maitrise l’outil. Gmail propose un blog officiel à consulter régulièrement (pas tous les jours non plus…).
Dr House Immo a opté pour la solution mail Gmail Pro. Choisir Google comme partenaire, c’est s’assurer un outil de qualité, c’est s’adosser à un acteur majeur du web actuel, une société gigantesque et tentaculaire, c’est donc gagner en sérénité et en tranquillité.
1/ Utiliser les catégories et libellés
Pour trier ses messages, Gmail propose deux options :
- un rangement par catégories. Ces catégories sont prédéfinies (réseaux sociaux, promotions, notifications…) c’est vous qui décidez si vous les affichez ou non, mais vous ne pouvez pas les modifier ou en créer de nouvelles.
- un rangement par labels. Un label c’est un tag qui définit le contenu d’un mail. Vous pouvez poser plusieurs tags sur un mail. C’est une façon de regrouper les tags par sujets. Ainsi vous accèderez à tous les mails sur un même sujet juste en filtrant. Pratique pour ranger les mails d’un acquéreur, d’un dossier de vente, d’un partenaire…
2/ Utiliser l’archivage
Le concept « d’archive » est primordial dans Gmail. Cette fonctionnalité vous permet de trier vos messages sans pour autant les rendre inaccessibles. Ils ne sont plus dans la boite de réception, mais restent sous l’onglet « Tous les messages ». Pour archiver un mail :
Puis pour retrouver les messages archivés :
Une messagerie sera rangée sera plus facile à utiliser. L’organisation c’est la clé !
3/ Paramétrer un délai d’envoi
Le labos Google permet de trouver des extensions pour vos outils favoris (onglet « Labos » dans les paramètres de messagerie). Vous pouvez dans cet espace trouver le moyen de générer le paramètre suivant: Vos mails ne seront pas envoyés immédiatement mais après un délai (que vous paramétrez, inférieur à 1 minute). Vous avez une seconde chance pour reprendre votre mail. Que celui qui n’a jamais envoyé un mail trop vite nous jette la première touche envoi de son clavier!
4/ Utiliser Gmail en mode hors connexion
Vous pouvez utiliser Gmail quand vous n’êtes pas connectés. Il suffit d’utiliser une extension Chrome. La documentation est ici. L’intérêt ? Pouvoir trier ses e-mails et y répondre sans être dérangé par l’arrivée de nouveaux messages.
Les spécialistes de l’Organisation conseillent de ne consulter vos mails que 2 ou 3 fois par jour, à des moments précis. Cette extension est parfaite pour suivre ce conseil.
5/ Activer et apprendre les raccourcis claviers
Vous connaissez CTRL + S, CTRL + C, CTRL + V, peut-être CTRL + F (pour recherche un mot dans une page)?
Voici la liste des raccourcis que vous pouvez utiliser sous gmail.
Gain de temps immense en perspective et satisfaction de montrer à son entourage comment on maitrise trop le clavier!! 🙂
Source : 14 astuces de productivité pour Gmail (www.benefacere.fr/astuces-productivite-messagerie-gmail)