Ok, ça y est on est en 2016. Quelles sont vos bonnes résolutions? Manger plus sainement? C’est bien. Etre plus gentil avec vos proches et votre famille? Bien. Vous remettre au sport? Bien aussi! Si ces résolutions dépassent sans entorse le 15 janvier vous êtes sur la bonne voie. Celle d’une meilleure qualité de vie et d’un accomplissement personnel étendu. L’amélioration de soi passe par de petites choses, rarement par de grandes révolutions.
C’est dans cette optique que nous vous proposons ces quelques conseils pour mieux gérer votre temps, être plus efficace et ainsi ne plus vous laisser déborder par votre vie professionnelle. C’est bien connu, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est primordial, crucial, vital même! Alors essayons de voir si l’une ou l’autre de ces petites astuces prise individuellement ne peut pas vous aider à faire de 2016 une année meilleure encore que 2015 et moins bonne que 2017. Destiné initialement aux indépendants, il y a fort à parier que cette liste d’astuce pourra aider tout un chacun dans sa façon d’appréhender son quotidien professionnel.
Illustration trouvée ici
Pour définir la productivité avant tout, demandons à Wikipédia: On y apprend qu’ « En économie, la productivité entend mesurer le degré de contribution d’un ou de plusieurs facteurs de production (facteurs matériels consommés ou facteurs immatériels mis en œuvre) à la variation du résultat final dégagé par un processus de transformation. La productivité est en lien avec les notions de rendement, d’efficacité, et d’efficience. »
1/ Trier ses e-mails : Vous recevez des dizaines ou des centaines d’e-mails par jour. Certains sont indésirables et se glissent dans votre boite de réception, certains sont importants et pourtant arrivent dans vos spams. Que ce soit par dossier, par interlocuteur, ou par période, il est super important d’organiser sa boite e-mail pour ne pas passer à côté d’une info. Dans cette vidéo, on vous explique comment devenir « un pro de l’email ». A regarder par simple curiosité. Pour ceux qui utilisent Gmail, quelques infos sont disponibles ici.
2/ Sortir prendre l’air: Quand on bloque sur un sujet, sortir prendre l’air peut-être salutaire. Faire un jogging, un tour de pâté de maison en marchant, une course au magasin de proximité que l’on souhaite… L’idée n’est pas de fuir le problème, mais de mettre de la distance entre lui et nous pour revenir avec un autre éclairage. Souvent, c’est en plein milieu du jogging ou en faisant la queue pour payer au supermarché que la solution nous apparaît. Prendre de la hauteur est le meilleur moyen de voir ce que les américains appellent la « Big Picture ». Là encore je vous renvoie à une vidéo, pour anglophone cette fois-ci, (mais vous pouvez activer les sous-titre.)
3/ Espace bureau Vs Salle à manger: Beaucoup d’indépendants vantent le fait de travailler de chez eux, sans avoir à aller au bureau. Certains y arrivent, d’autres moins. Travailler en caleçon, ou en jogging devant son ordinateur positionné devant la télé, à côté du chat, et non loin de la cuisine c’est se compliquer la tâche. Beaucoup de gens travaillant à domicile vous le diront : il faut créer un espace distinct, même si il est tout petit, où vos documents nécessaires ne côtoient pas une bouteille de ketchup laissée là par inadvertance ou un DVD d' »Arthur et les Minimoys ».
4/ Créer des routines : Créer des routines c’est aussi s’assurer qu’on gagne du temps à la mise en oeuvre des plus petites tâches à réaliser. Poster une actualité sur Facebook, Viadéo ou Linkedn, relancer ses fournisseurs, démarcher ses clients, faire sa comptabilité, toutes ces tâches gagnent à être routinières. Attention, on ne démarche pas des clients de façon routinière, non… On crée la routine suivante: le mardi matin 08H30-10H30 est dédié à la recherche de nouveaux clients. Ca peut paraître scolaire, mais c’est efficace. A partir du moment où il n’y a pas à discuter, le cerveau ne cherchera pas mille et une excuses pour éviter de faire cette tâche, elle sera accomplie et vous laissera le champs libre pour passer à la suite.
5/ Faire des sauvegardes: Pas besoin de développer je crois? Quand on travaille et qu’on oublie de sauvegarder, il y a toujours ce moment où l’ordinateur ralentit, la connexion merde, les plombs sautent, la batterie lâche, et devinez quoi? Ce n’est jamais quand vous venez de commencer, non, en général c’est après 3H de travail acharné. Alors ce seraient 3H de perdues. Sauf si vous sauvegardez. De la même façon, archiver vos contenus par année permet à long terme de ne pas chercher pendant des heures (perdues aussi du coup) les informations dont vous avez besoin deux ans plus tard.
6/ Discuter avec des personnes qui sont dans la même situation: Même si ce n’est jamais agréable de l’admettre, on a tous quelque chose à améliorer, à corriger, à optimiser dans notre méthodologie de travail. En discutant avec des gens qui partagent vos problématiques, vous pourrez voir avec eux comment ils répondent à ces problématiques par des solutions. Avec un peu de chances leurs réponses seront adaptées à votre cas. Elles seront applicables ou non, peut-être adaptables. En tous les cas cela vous permettra de prendre un peu de recul et de nouveau d’envisager la situation sous un autre angle, d’un autre point de vue.
7/ Faire un bon usage des réseaux sociaux: On a tous quelqu’un dans notre entourage qui est tombé dans Facebook. Ses diners, ses sorties, pire ses pensées sont publiées sans pudeur sur le Web. Des photos de lui, des photos de son chien de ses enfants… Combien de temps passe-t-on sur Facebook? questionne cet article de 2014. Il faut savoir ce que sont ces formidables outils de communication et les utiliser avec parcimonie, pourquoi pas dans le cadre d’une routine… Mais avant de vous lancer corps et biens dans la grande communication sur les réseaux sociaux, prenez le temps de vous renseigner sur les usages de ces nouveaux médias. Une modeste contribution est accessible sur aproposdimmo.
8/ Organiser sa « to do list » : Aucun pilote de ligne (ou pas de ligne) ne décollera sans avoir descendu la check-list. C’est basique et scolaire encore une fois, mais c’est une sécurité et puis c’est une façon de ne pas perdre du temps. Perdre du temps à chercher ce que l’on doit faire ensuite. En créant chaque semaine une liste des tâches vous allez pouvoir définir comment progresse votre semaine, voire votre journée. Pouvoir barrer l’ensemble des tâches en cours est une réelle satisfaction. C’est pourquoi je vous recommande de tout noter, même les petites tâches faciles à réaliser. Cette impression d’avancer avec efficacité galvanise et vous aide à y voir plus clair. Pourquoi s’en priver?
9/ Ecrire proprement : Aujourd’hui tout pourrait être sur ordinateur ou via les applications sur le téléphone et les tablettes. Mais l’ancienne école continue à noter des informations sur des cahiers, des post-it, ou pire: des feuilles volantes… L’ennemi c’est la feuille volante, le nom sans numéro ou le numéro sans nom. « Il faut que je rappelle Jean-Michel, mais je n’ai pas son numéro, je l’ai noté pourtant! » Que ce soit ça ou vos mots de passe et codes d’accès, prenez le temps de les noter proprement, lentement, distinctement. Rien ne ressemble plus à un 5 qu’un S mal écrit, à un 1 qu’un I sans son point, Z-2, m-n, etc…Encore une fois, temps précieux à glaner ici.
10/ « Les conseilleurs ne sont pas les payeurs », restez indépendants : Il faut écouter les autres on l’a déjà dit, mais il faut se méfier de ceux qui savent mieux que vous. Quand on choisi d’être indépendant, ce n’est pas pour que d’autres décident pour nous. Assumer ses erreurs est déjà difficile, mais assumer celle des autres ce n’est pas indispensable. Le mieux restant de ne pas faire d’erreurs, il faut garder en tête qu’un indépendant décide seul et avance seul, si il ne doit pas se fermer aux opinions et aux conseils, les décisions lui reviennent en plein, et c’est à ce prix qu’en bon capitaine de navire, il ralliera sain et sauf le port de ses ambitions.
On en avait déjà parlé il y a quelques temps, comment gagner en productivité reste un sujet clef dans la réussite professionnelle. Et vous vous en avez d’autres des astuces pour travailler mieux et plus vite?